Mengapa Menggunakan Desain Database Access Dan Bukan Spreadsheet?

Apakah Anda lelah atau kewalahan dengan banyaknya data yang harus dilacak untuk organisasi Anda? Jika Anda menggunakan sistem pengarsipan kertas atau spreadsheet untuk melacak data ini, hal ini sering terjadi. Namun, perlu diingat bahwa ada sistem yang lebih fleksibel yang dapat membantu Anda mengelola data dengan lebih efisien.

Sistem manajemen basis data seperti Microsoft Access, SQL, dan Oracle adalah beberapa alat yang digunakan untuk mengatur data dengan cara yang lebih fleksibel. Alat-alat ini memungkinkan pengguna untuk menambah, mengubah atau menghapus data dari database dan melakukan beberapa aktivitas lain dengan data yang dikumpulkan.

Namun mungkin kekuatan sebenarnya dari DBMS terletak pada kemampuannya menangani permintaan kompleks yang dikenal sebagai query. Misalnya, Microsoft Access dapat memberi pengguna kemampuan untuk menggabungkan data yang diperoleh dari beberapa tabel dan menempatkan kondisi tertentu pada data yang akan diambil. Tapi, apa sebenarnya dasar-dasar desain database Microsoft Access?

Basis data dirancang untuk menyediakan penyimpanan otomatis, pengelolaan, dan pengambilan informasi. Hal ini biasanya dilakukan dengan mendesain database melalui penggunaan tabel. Bentuk penyimpanan tabel ini mirip dengan yang ditemukan di Microsoft Excel dan biasanya tidak mewakili lompatan besar dari dunia spreadsheet ke dunia database.

Desain database Access menggunakan tabel yang terdiri dari baris dan kolom, dengan setiap kolom berisi tipe atribut berbeda, dan setiap baris berisi satu rekaman terkait. Bayangkan, misalnya, Anda sedang membuat tabel database yang berisi nomor telepon dan nama. Kolom dalam desain database Access kami kemungkinan diberi label “Nama Depan”, “Nama Belakang”, dan “Nomor Telepon”. Baris-baris tersebut kemudian akan berisi data yang ingin kita simpan. Jika kita memiliki, misalnya, 50 karyawan, kita mengharapkan database dengan 50 baris.

Pada titik ini Anda mungkin bertanya-tanya mengapa saya perlu merancang database Access ketika saya bisa menggunakan spreadsheet. Namun, dengan database, menjadi menarik ketika Anda mempertimbangkan bahwa Anda dapat memanipulasi data dengan cara yang tidak bisa dilakukan oleh spreadsheet. Misalnya, jika Anda ingin mengambil semua rekaman yang cocok dengan kriteria tertentu, perbarui semua rekaman secara massal, lakukan penghitungan massal yang rumit pada data, dan rujuk silang rekaman yang berbeda di tabel berbeda.

Konsep desain database Access mudah dikuasai dan dengan sedikit usaha Anda akan menyadari kekuatan database dalam memanipulasi data.